TJEN PENGE på en effektiv administration i butikken

INDIMELLEM HANDLER DET OM AT RYSTE POSTEN GODT OG GRUNDIGT. GØRES TINGENE PÅ DEN MEST EFFEKTIVE OG TIDSSVARENDE MÅDE, ER DER KOMMET NYE FORBEDREDE METODER OG ARBEJDSGANGE, ELLER KAN VI OUTSOURCE OG I STEDET BRUGE TIDEN DER, HVOR DEN ER BEDST BRUGT, NEMLIG I BUTIKKEN PÅ AT TJENE PENGE? VI GIVER HER EN
RÆKKE GODE RÅD TIL, HVORDAN ADMINISTRATIONEN KAN EFFEKTIVISERES, OG TIL HVORDAN DER KAN SPARES PENGE.

Mange frisørsaloner overser det store potentiale for besparelser, der ligger i forretningsadministrationen. Ved at effektivisere administrationen kan der dels spares penge, og dels kan der spares tid. Tid, der kan bruges meget bedre ude i salonen til at få ”penge i kassen”. Samtidig er der rigtig mange gratis IT-værktøjer, man kan anvende til f.eks. telefon, e-mail og website, ligesom det er en god idé er også at outsource administrationen af forretningen. Det kan sagtens spare mange penge i det lange løb, samtidig med at der hele tiden bliver holdt øje med, hvor virksomheden bevæger sig hen, så man har mulighed for at være på forkant med udviklingen.

HVORFOR GØR VI SÅDAN
Indimellem skal man tænke sin forretning igennem helt fra bunden.
Hvorfor har vi disse rutiner, kan de effektiviseres, og er der kommet nye måder at gøre tingene på der både er billigere og bedre? Et spørgsmål, der også er godt at stille sig selv indimellem er: Hvis jeg skulle bygge den samme virksomhed op igen, ville jeg så vælge de samme løsninger i administrationen? Vi giver her et par bud på andre løsninger end de gængse. Løsninger, der alle har til formål at lette administrationen og gøre tingene enklere – og billigere.

EKSPERTER I ADMINISTRATION
Netop når det gælder outsourcing, findes der flere virksomheder, der kan sikre en effektiv administration i salonen bl.a. har pwc (det tidligere Price waterhouse Coopers) specialiseret sig i at hjælpe detail handlen med at effektivisere administrationen, og Morten Bille fra pwc er ikke i tvivl om, at en effektivisering af administrationen vil kunne ses på bundlinjen.

Han ser ofte, at der startes en lille butik eller salon op baseret på entusiasme og ildsjæl, og at indehaveren har succes med det. ”Men så begynder det ”administrative helvede på jord”, og der opstår flere spørgsmål, end 20 kloge kan svare på”, siger han. Og han mener, det er utroligt vigtigt, at man, uanset om man er nystartet eller veletableret, revurderer sine administrative rutiner med jævne mellemrum.

Det er utroligt vigtigt, at man som forretningsdrivende hele tiden kan overskue sin økonomi, så man kan trykke på enten bremsen eller på speederen på de rigtige tidspunkter.

OPFØLGNING ER ESSENTIEL
”Vi hjælper med at stille IT til rådighed, vi varetager debet og kredit, foretager hensættelser, klargør til revision o.s.v. og så rapporterer vi ikke mindst tilbage til salonen, så der er mulighed for at tage fat på eventuelle problemer inden de vokser sig for voldsomme”, fortæller Morten Bille.

For selv om man som frisør umiddelbart kan købe et regnskabsprogram og selv gå i gang, mangler man opfølgningen. Man mangler, at der bliver holdt øje med tallene af én, der har forstand på at læse tal, og som kan give gode råd på baggrund af tallene.

”Vores erfaring er, at regnskaber og bogholderi i bund og grund ikke interesserer ret mange. Det er et nødvendigt onde. Men absolut nødvendigt! Og mange arbejder ud fra devisen om, at er der penge på kontoen, er der penge at bruge. Men sådan er det ikke altid. For der skal styr på hensættelserne, så der er penge til at fi nansiere et nyt varelager. Regnskabet skal med andre ord ikke ses som et her og nu-fænomen, men i et årsregnskabsperspektiv”.

Vælger man selv at lave sit regnskab, skal man være opmærksom på helt de samme ting: På at følge op på og analysere regnskabet løbende, på at foretage hensættelser samt på at skat og moms skal betales rigtigt og til tiden for bare at nævne nogle få områder, hvor det kan koste dyrt, hvis det ikke sker.

 

TIP 1		Fastnettelefonen kan droppes til fordel for et online Skype-telefonnummer på computeren, der så stilles videre til en smart-phone. Det betyder ingen faste omkostninger til abonnement eller andet, der ikke giver nogen værdi. Og når man er i udlandet på messer eller andet, ryger opkaldene videre uden problemer.
TIP 2		Salonen kan droppe den dyre e-mailadresse og i stedet vælge en g-mail hos Google, hvor der også følger gratis kalender, gratis tekstbehandling, regneark og andre programmer med, der alle kan tilgås via nettet. Med andre ord er der adgang til alle mails, dokumenter m.m. via nettet og dermed hvor som helst. Endog via smart-phonen uden problemer. Med andre ord fuld fleksibilitet i forhold til arbejdssted.
TIP 3		Man kan vælge at lave det nye website i et gratis program i stedet for at bruge dyre konsulentvirksomheder til at udvikle tingene. Og med adgang til at opdatere hjemmesiden hvor som helst.
TIP 4		Alle administrative rutiner skal gennemgåes og forenkles. Den tid, der tidligere gik med administration, kan ofte reduceres med 15-20 %.
TIP 5		Bogføringen kan outsources til en ekstern virksomhed, der også leverer budgetopfølgning med videre, i stedet for at have en fastansat bogholder.
TIP 6		Banken kan tælle kassebeholdningen op frem for, at man hver dag brug tid i butikken på det. Der er sjældent uoverensstemmelser mellem butikkens og bankens optælling. Og hvorfor skulle både butik og bank så tælle op?
TIP 7		Lokalavisen kan der laves en aftale med, om at de får lov til at placere små image-annoncer for butikken til en aftalt, lavere pris, når der er en ledig plads i avisen.
TIP 8		Har man en netbutik, kan man vælge at outsource lageret og ordrehåndteringen til et eksternt lagerhotel, som modtager og pakker alle ordrer.

HAIRTOOLS OG ADMIND
Som frisør er der også en anden mulighed for at optimere tiden i salonen, nemlig ved at investere i nogle af de systemer, der er dukket op specifikt målrettet frisører i løbet af de senere år.
De to absolut mest dominerende systemer på markedet er Hairtools og Admind, der ud over at kunne håndtere kalendere og bookinger i salonen også er et rigtig godt værktøj, når økonomien skal styres og regnskaberne skal laves.

Tekst: Pia Finne

Se flere frisørartikler om frisørkurser, frisørshows og hårmode her!